Кино, Театр

Способы создания диаграмм

Интерфейс электронных таблиц

Назначение и классификация электронных таблиц

Подготовка к печати

Для подготовки документа к печати в нем проставляются страницы, (Вставка / Номер страницы / внизу или вверху/ слева, справа или по центру)

при необходимости делаются сноски, колонтитулы, оглавление. (Вид \ Колонтитулы - при этом вызывается специальная панель инструментов для создания колонтитулов, Вставка \ Сноска или Вставка \ Оглавления и указатели, предварительно заголовки должны быть выделены определенным стилем).

Создание колонтитулов Вид / Колонтитул (верхний / нижний, содержание колонтитула)

Создание оглавлений для сложных документов: вначале выделяются последовательно все заголовки и каждому из них присваивается стиль – Заголовок 1-го уровня, 2-уровня и т.д. Затем Вставка / Оглавления и указатели

Устанавливаются параметры страницы - Файл \ параметры страницы, где устанавливается размер бумаги (А4, А5 специальные форматы), ориентация (книжная, альбомная), размеры полей. Качество печати обычно определяется установкой параметров принтера.

Для просмотра документа используется кнопка Предварительный просмотр. При этом возможно изменение масштаба просмотра, выбор количества страниц для одновременного просмотра.

Печать документа осуществляется с помощью соответствующей кнопки при включенном принтере, вставленной бумаге и установленной связи между принтером и компьютером (on line).. При этом выбираются страницы

- все,

- текущая или

- номера

- выделенный фрагмент

- количество копий

и нажимается кнопка ОК.


ТЕМА №8. Обработка информации в электронных таблицах

Основной инструмент компьютерных технологий обработки и анализа данных - табличные процессоры или электронные таблицы.

Электронная таблица - это обычная таблица прямоугольной формы, состоящая из строк и столбцов.

Первая электронная таблица VisiCalc была разработана двумя студентами Гарвардского университета в 1979 г., ее усовершенствованный вариант SuperCalc (сверхмощный калькулятор) до недавнего времени был достаточно широко распространен. В 1982 г. появились электронные таблицы Lotus 1-2-3, особенность которых состояла в том, что в состав таблиц были встроены графические средства и средства работы с базами данных. Эти таблицы вывели компанию Lotus в лидера компьютерных программных средств, однако конкуренция ужесточилась, и вскоре появились новые таблицы Quattro Pro фирмы Borland International, которые предложили пользователю практически те же возможности по более низким ценам, кроме того в эти таблицы был встроен аппарат для решения многих задач экономико-математического моделирования и прогнозирования - статистической обработки данных, регрессионного анализа, решения уравнений и систем, задач оптимизации и другие. В 1992 г. они были признаны лучшим программным продуктом года. С появлением графической оболочки Windows появились и Windows - версии этих таблиц.

Однако выпущенные в 1987 году фирмой Microsoft электронные таблицы Excel постепенно вытеснили все другие электронные таблицы, абсолютное большинство пользователей электронных таблиц в настоящее время работает именно с таблицей Excel. Это объясняется как мощной рекламной кампанией, проводимой этой фирмой, так и действительно удобством и огромными возможностями, предоставляемыми пользователю. Эти таблицы продаются и как самостоятельный продукт, так и в составе пакета MS Office.

Идея электронных таблиц оказалась настолько удобной, что такие таблицы встраиваются сейчас во многие другие программные продукты, как вспомогательные элементы. В частности практически во всех последних версиях статистических пакетов данные для обработки предлагается вводить во встроенные электронные таблицы.

Окно электронных таблиц представляет стандартное окно Windows с некоторыми дополнительными элементами. Первая строка - заголовок, вторая - главное меню, третья и четвертая - панели инструментов - стандартная и форматирования. Пятая строка - строка формул, шестая - имена столбцов таблицы A,B,C и т.д. Внизу - строка состояния. Основная часть окна - видимая область таблицы, для перехода в невидимую область - полосы прокрутки. Слева - столбец с номерами строк таблицы. В горизонтальной полосе прокрутки - ярлыки с номерами листов таблицы, а в левой части - инструменты прокрутки листов.

Файл электронных таблиц называется рабочей книгой. Рабочая книга состоит из рабочих листов. Обычно в книге установлено 16 листов, при необходимости их количество может быть увеличено до 256 или уменьшено до 1 листа. Каждый лист представляет собой таблицу, состоящую из строк и столбцов. Всего столбцов 256, их номера A, B, ... , AA, AB и т.д. Строки пронумерованы от 1 до 65 тыс. На пересечении строки и столбца - клетка или ячейка таблицы, имеющая соответствующий адрес. При загрузке таблицы ячейка А1 выделена рамкой - указателем - это текущая ячейка. Для перехода к другим ячейкам используются или клавиши управления курсором или щелчок мыши по нужной ячейке. Для перехода на другой лист - щелчок по его ярлыку или специальные стрелки в левой части горизонтальной полосы прокрутки - переход на один лист вперед или назад, переход к первому или последнему листу.

Файл электронных таблиц имеет имя, образуемое обычным способом, и расширение. При загрузке таблиц открывается новый файл - чистая книга. Одновременно может быть открыто несколько книг, одна из них является активной. Вся книга, отдельные листы или части листов могут быть распечатаны на принтере.

3. Ввод и редактирование данных

В любой ячейке таблицы может находиться число, текст, дата, формула. Для ввода текста и чисел выбирается нужная ячейка и с клавиатуры вводится соответствующая информация. Для завершения ввода надо или 1) перейти к другой ячейке - мышью или клавишами управления курсором, 2) нажать ввод, 3) щелкнуть по галочке в строке формул. Если текст, введенный в ячейку, не помещается в ней, он будет виден в соседних ячейках до тех пор, пока не занята соседняя справа ячейка. Во время ввода текст редактируется обычным образом - символы могут быть удалены, вставлены, заменены и т.п.

Для редактирования уже введенного текста надо дважды щелкнуть мышью по соответствующей ячейке или нажать F2. Для очистки содержимого ячейки при установленном на ней указателе используется крестик в строке формул или клавиша Del.

Текст в ячейках может быть отформатирован, например, заголовок таблицы выделен жирным шрифтом, другим цветом, может быть изменено центрирование. Стандартно текст выравнивается по левому краю, числа - по правому, однако это может быть изменено.

Часто изменения проводятся не с отдельной ячейкой, а с группой ячеек - блоком. Для выделения блока ячеек курсор устанавливается в левую верхнюю ячейку блока, нажимается левая кнопка мыши и производится буксировка до правого нижнего угла или наоборот. Блок может выделяться и с клавиатуры - Shift + стрелки. Для выделения целой строки или целого столбца делается щелчок по соответствующему обозначения (букве - для столбца, или цифре - для строки). При нажатой клавише Ctrl может быть выделено несколько блоков (блок с разрывами или несвязанный блок). В выделенном блоке можно изменить вид, размер и начертание символов, их центрирование - по левому, правому краю или по центру, кроме того имеется кнопка в панели инструментов форматирования для центрирования заголовков таблицы по нескольким ячейкам сразу. Можно ввести обрамление блока линией заданной толщины, выбрать цвет ячеек.

Часто бывает необходимо изменить ширину или высоту ячейки. Курсор устанавливается на имя строки или столбца с нужной стороны (например, на правую границу имени столбца) - при этом он превращается в двунаправленную стрелку, буксируя мышь вправо или влево устанавливают нужный размер.

Блок ячеек может быть, как и в текстовом редакторе, удален, скопирован или перенесен.

Каждая ячейка таблицы имеет адрес, значение - введенный текст, число, результат расчета, формат.

Кроме того, ячейка может содержать формулу, имя, примечание. Если в ячейку введена формула, то ее изображение (значение) содержит результат расчета по ней.

Формат ячейки устанавливается с помощью кнопок панели инструментов или более полно с помощью главного меню Формат \ Ячейки... При этом устанавливается

§ формат чисел и дат

§ выравнивание - влево, вправо, по центру

§ шрифт - вид, начертание, размер

§ рамка

§ вид - заливка, цвет

§ защита ячейки от несанкционированных изменений

Для задания формата чисел выбирается Формат \ Ячейка \ Число - указывается категория данных, для которой назначается формат - все данные, только числа, только денежные, и т.д. Формат определяется в зависимости от используемой версии таблиц или по образцу или шаблоном, в который входит два типа символов - # замещаемый символ, 0 - обязательный символ. При этом дробная часть числа отделяется от целой, как правило, запятой, а тысячи разделяются точкой, например, 1.248,25. Шаблон выбирается в поле Код формата. Пусть вводится число 13.2. Если выбран шаблон #.###,## результат 13,2, для шаблона #.###,00 - результат 13,20, для шаблона 0.000,00 - 0.013,20. При задании шаблона округление производится с заданной точностью - здесь 2 знака после запятой, однако все расчеты проводятся с точными значениями.

На панели форматирования имеются 5 кнопок, позволяющие быстро менять формат чисел - формат валют, формат процентов, разделение тысяч пробелом, увеличение или уменьшение числа знаков после запятой.

Для форматирования дат выбирается категория Дата. Формат Дробь позволяет переводить десятичные дроби в простые, формат Научный - представлять числа в экспоненциальной форме.

4. Вставка формул

Часто в одной или нескольких ячейках таблицы необходимо провести вычисления по формуле. Порядок вставки формулы в ячейку таков

§ выбирается ячейка, в которую надо вставить формулу, - где должен получиться результат

§ вводится знак =

§ без пробела набирается формула

§ для завершения нажимается клавиша ввода

Редактирование (правка) формулы проводится одним из трех способов - двойной щелчок мышью по ячейке с формулой (результатом), клавиша F2, при выбранной ячейке с формулой щелчок мышью в строке формул (формула находится в этой строке)

Операторы, используемые в формулах + - * / ^ % = < > <= >= <> оператор диапазона : оператор соединения ; оператор соединения текстов &. Порядок действий - как в математике, при необходимости используются круглые скобки.

Пример - в ячейку d10 надо поместить результат перемножения ячеек a2 на b8 - выбирается ячейка d10, вводится =a2*b8 - эта запись видна и в ячейке и в строке формул, после нажатия ввода получается результат. Адреса ячеек необязательно вводить с клавиатуры - можно щелкнуть мышью по соответствующей ячейке.

При работе с электронными таблицами часто бывает необходимо однотипные вычисления проводить многократно, например, сложить данные из ячеек а1:а10 с соответствующими данными в1:в10 попарно и результат поместить в столбец с. Можно набирать 10 формул для каждой пары ячеек, однако одно из важнейших преимуществ электронных таблиц - возможность автоматизации этой операции.

Возможны два способа заполнения ячеек однотипными формулами, в любом случае вначале надо ввести в с1 формулу =а1+в1, затем выделить блоком ячейки с1:с10, которые надо заполнить формулами и выбрать в меню Правка \ Заполнить \ Вниз - ячейки автоматически будут заполнены формулами типа с2 =а2+в2 и т.п. - адреса ячеек автоматически сдвигаются. Подобным образом можно заполнять ячейки с формулами в любом направлении - вверх, влево, вправо.

Другой способ заполнения формул - выделить ячейку с введенной формулой, установить указатель мыши в маленький черный квадрат в нижнем правом углу ячейки, при этом указатель примет форму крестика, и буксировать рамку по ячейкам, которые надо заполнить формулами.

При заполнении ячеек формулами адреса ячеек автоматически изменяются - сдвигаются, такие адреса называются относительными. Иногда такое изменение адресов не нужно, например, при переводе цены из долларов в рубли, значение в долларах должно быть умножено на текущий курс доллара, установленный в одной из ячеек - очевидно адрес этой ячейки изменяться не должен. Неизменяемый адрес ячейки при заполнений формулами называется абсолютным. Для обозначения абсолютности используется символ $, абсолютность адреса может быть только по столбцу, только по строке или по обеим координатам, например для относительного адреса с1 соответствующие абсолютные адреса $c5; c$5; $c$5.

5. Встроенные функции

В электронные таблицы встроены сотни функций, позволяющие существенно упрощать вычисления. Функция встраивается в любое место формулы, например, =a1+sin(c2) или =abs(a1+3*c6) и т.д. Аргумент функции ставится в скобках, пробелы после открывающейся и перед закрывающейся скобками недопустимы, также недопустим пробел между именем функции и скобкой. Список аргументов может состоять из адресов ячеек (ссылок), чисел, текста, массивов. Аргументы могут быть константами или функциями. Допускается до 7 вложений функций. Аргументы функции разделяются точкой с запятой, блоки через двоеточие.

Одной из самых распространенных является функция суммирования =СУММ(аргументы), например, СУММ(а1;а4) - суммируются значения двух ячеек, СУММ(а1:а4) - суммируются значения блока из 4 ячеек. Результат выполнения функции называется возвращаемым значением. Как самая распространенная функция имеет специальную кнопку на панели инструментов - курсор устанавливается в ячейку, где должен быть помещен результат, нажимается кнопка суммирования и вводятся аргументы - с клавиатуры или - что гораздо удобнее - мышью - выделяются ячейки, значения в которых надо просуммировать.

Функции подразделяются на несколько категорий - математические, статистические, финансовые, даты и времени, логические и другие. Для удобства работы с функциями используется специальная кнопка на стандартной панели инструментов - мастер функций. При нажатии этой кнопки выполняется диалог с пользователем

§ выбирается категория, после щелчка по кнопке Далее появляется список функций данной категории

§ выбирается нужная функция из списка - в нижней части окна дано краткое описание этой функции

§ для вызова функции надо или дважды щелкнуть по ее имени, или щелкнуть ОК, или нажать ввод

§ во втором диалоге приводится информация о выбранной функции и предлагается ввести ее аргументы

§ после ввода аргументов (их можно вводить мышью, как и при суммировании) нажимается кнопка Закончить

6. Графическое представление данных в электронных таблицах

Табличные данные часто удобнее и нагляднее представить в виде графиков и диаграмм. Для создания диаграммы выделяют прямоугольный блок таблицы, в него включаются числовые значения, по которым должен быть построен график. Могут быть также включены левый столбец с наименованиями строк и верхняя строка с наименованиями столбцов - программа автоматически распознает их как соответствующие надписи. Выделяемый для построения графиков блок может иметь разрывы, тогда используется клавиша Ctrl.

§ с помощью главного меню Вставка \ Диаграмма \ На одном листе или \На отдельном листе и далее вызывается мастер диаграмм

§ кнопкой Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов

Share
Tags :
06.04.2017